Dokumenty celne w transporcie – wzory, odprawa celna importowa

W jednym z poprzednich wpisów wyjaśniałem zagadnienia cła z Chin. Dziś pora uzupełnić ten temat o dokumenty celne potrzebne przy imporcie z Chin. Bez ważnej dokumentacji, takiej jak faktura handlowa czy list przewozowy, odprawa celna importowa może się nie powieść, a Wy stracicie dużo pieniędzy oraz nerwów.

Co to są dokumenty celne i kiedy należy je przygotować?

Odprawa celna importowa to proces, który musi przejść każdy importer sprowadzający większe ilości towarów z Chin do Polski. Aby wszystko poszło bezproblemowo już zawczasu należy mieć przygotowany komplet wymaganych dokumentów, np. list przewozowy i specyfikację ładunku. Trzeba o nie zadbać jeszcze na etapie produkcji w Chinach lub lepiej – podczas negocjowania z chińskimi dostawcami. Po otrzymaniu ich od producenta warto wysłać je do sprawdzonej agencji celnej, która zweryfikuje ich poprawność i w razie braków poinformuje, co trzeba uzupełnić.

Jak od strony formalnej wygląda odprawa celna importowa z Chin do UE? Nasz kraj jako członek Unii Europejskiej stosuje europejskie przepisy dotyczące wprowadzania do obrotu towarów spoza Wspólnoty. Importerów ponadto obowiązują pewne przepisy krajowe. Najważniejsze jest spełnienie wszystkich formalności. Wiedząc, jakie dokumenty celne są potrzebne przy imporcie z Chin, cały proces pójdzie dużo szybciej i bez niepotrzebnych nerwów. Trzeba przy tym pamiętać, że niektóre dokumenty celne są obowiązkowe dla każdego rodzaju towarów. Są to: faktura handlowa, list przewozowy oraz specyfikacja towaru.

Dokumenty celne towaru z Chin – w jakim języku?

Dokumenty celne jak faktura handlowa, list przewozowy oraz specyfikacja omawiam poniżej. Wszystkie te trzy najważniejsze dokumenty muszę być wystawione w języku angielskim – nie muszą być przetłumaczone na polski. Niektóre dodatkowe dokumenty wymagane są dla konkretnego rodzaju dóbr sprowadzanych do Polski z Chin. O tym przeczytacie w ostatnim akapicie tego wpisu.

1. Faktura handlowa (Commercial Invoice) – przygotowuje producent

Faktura handlowa to formalny dokument z poleceniem zapłaty wydany przez producenta importerowi dla towarów sprzedanych na podstawie umowy sprzedaży. Należy podać w niej szczegóły dotyczące sprzedanych towarów, warunków płatności i warunków handlowych. Jeśli którejś z wypisanych niżej informacji zabraknie, trzeba będzie poprawić fakturę. Faktura handlowa jest niezbędna do odprawy celnej importowej z Chin.

Co musi zawierać faktura handlowa przy imporcie z Chin?:

• nazwę i adres chińskiego dostawcy (producenta),
• dane teleadresowe producenta: telefon, fax
• nazwę i adres, telefon oraz fax firmy importera (Twojej),
• datę wystawienia faktury,
• numer faktury,
• nazwę towaru, ewentualnie symbole produktów,
• cenę jednostkową w danej walucie,
• ilość (w sztukach/kg/tonach,)
• wartość towaru ogółem w określonej walucie,
• warunki dostawy wg Incoterms np. FOB Shanghai, CIF Gdynia, DDU Warszawa,
• pochodzenie towaru (Country of Origin: China, People’s Republic of China, PRC),
• podpis producenta wraz z pieczątką chińskiej firmy.

2. Specyfikacja (Packing List) – przygotowuje producent

Specyfikacja czyli Packing List to lista ze szczegółowymi informacjami na temat ładunku. Zawiera pełną listę wszystkich elementów załadowanych wewnątrz kontenera, całkowitą liczbę sztuk i całkowitą liczbę kartonów (lub skrzynek) plus miary objętości (w metrach sześciennych). Sumy muszą pokrywać się z sumami wydrukowanymi na liście przewozowym i fakturze handlowej i powinno być też jakieś odniesienie do numeru tej faktury. Pamiętajcie, że Urząd Celny ma prawo wymagać od importera także potwierdzenia zapłaty za towar, aby zweryfikować rzeczywistą cenę.

3. List przewozowy (Bill of Lading, BOL lub B/L) – przygotowuje firma załadunkowa

Bez tego dokumentu nie może odbyć się żadna odprawa celna importowa. Konosament, czyli list przewozowy morski jest najważniejszym dokumentem podczas odprawy celnej towaru z Chin. Bez niego kontener z Chin, który przypłynął do Polski poprzez transport morski, nie może być odprawiony. Musimy otrzymać go od firmy dokonującej załadunku jako oryginał oraz do tego kilka kopii. Załadowca musi go nam wysłać odpowiednio wcześniej, zanim towar przypłynie do portu w Polsce. Najlepiej więc dopilnować, aby list przewozowy został wysłany kurierem. Następnie my jako importer z Chin przekazujemy go do biura spedytora w porcie docelowym w Polsce (lub innym kraju docelowym). B/L musi zawierać ważne dane, takie jak:

• dane odbiorcy ładunku,
• dane firmy dokonującej załadunku w Chinach,
• wagę i ilość towaru,
• numer kontenera,
• numer pieczęci,
• numer listu przewozowego.

Inne dokumenty celne dla towarów z Chin

Każda odprawa celna importowa z Chin wymaga posiadania wyżej omówionej dokumentacja. Czyli list przewozowy, specyfikacja i faktura handlowa obowiązują na każdy rodzaj towaru z Chin. Przy tym list przewozowy tylko dla transportu morskiego. Dodatkowo, w przypadku konkretnych typów przedmiotów, poza odrębnymi stawkami celnymi obowiązują także dodatkowe dokumenty celne. Jest to na przykład certyfikat CE, wystawiony w oparciu o deklarację zgodności z dyrektywami obowiązującymi w państwach należących do Europejskiego Okręgu Gospodarczego. Symbol CE musi być naniesiony na towary takie jak elektronika, zabawki, wyroby medyczne czy wyroby budowlane. Trzeba przy tym uważać na inne oznaczenie CE oznaczające China Export!

Jak wygląda odprawa celna importowa w przypadku towarów jak tekstylia i odzież importowane z Chin? Te towary muszą posiadać świadectwo pochodzenia (Country of Origin, w skrócie C/O albo CO). To dokument informujący, w jakim kraju zostały wyprodukowane.  Inne typy towarów importowane z Chin do Polski muszą także posiadać inne certyfikaty i licencje. Wymaga tego np. przewóz materiałów niebezpiecznych takich jak sztuczne ognie, benzyna, baterie, akumulatory, rozpuszczalniki, kleje, farby, nawozy, środki ochrony roślin czy alkohol techniczny. Dokumentacja celna w tym przypadku musi być zgodna z rodzajem transportu i normami dla nich ustanowionymi (inne dla ADR, RID albo ADN). Importer z Chin chcący dokonać odprawy celnej w Polsce musi także posiadać unikalny numer EORI, bez którego odprawa będzie niemożliwa.

Znaczenie poprawności dokumentów celnych

Poprawne przygotowanie dokumentów celnych w transporcie drogowym jest kluczowe dla uniknięcia problemów przy odprawie. Każdy dokument celny musi być dokładny i zgodny z obowiązującymi przepisami, aby umożliwić płynne przejście przez proces celny. Dokumenty celne obowiązujące przy odprawach celnych towarowych, takie jak faktury, listy przewozowe i specyfikacje, muszą być kompletne i prawidłowo wypełnione. Nawet najmniejszy błąd może prowadzić do opóźnień, dodatkowych kosztów, a nawet odmowy odprawy celnej. Przed przystąpieniem do odprawy warto sprawdzić, czy wszystkie dokumenty celne są aktualne i zgodne z najnowszymi regulacjami.

Jak wygląda odprawa celna – krok po kroku

Jak wygląda odprawa celna w praktyce? Proces ten rozpoczyna się od zgłoszenia towaru do odprawy, co wymaga dostarczenia kompletu dokumentów celnych do odpowiednich organów celnych. Wśród wymaganych dokumentów znajdują się dokumenty importowe, takie jak zgłoszenie celne, specyfikacja towaru oraz faktura handlowa. Każdy dokument celny musi być precyzyjnie wypełniony i zgodny z przepisami, aby uniknąć problemów podczas kontroli celnej. Po złożeniu dokumentów, towary są poddawane inspekcji, a po jej zakończeniu wydawany jest dowód odprawy celnej, który potwierdza, że towary przeszły procedurę odprawy celnej.

Podsumowanie

Podsumowując, odprawa celna to skomplikowany proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania i znajomości przepisów. Kompleksowa wiedza na temat dokumentów celnych obowiązujących przy odprawach celnych towarowych jest kluczowa dla każdego przedsiębiorcy zajmującego się importem i eksportem. Ważne jest, aby wszystkie dokumenty celne były prawidłowo wypełnione i dostarczone w odpowiednim czasie, aby uniknąć opóźnień i dodatkowych kosztów. Zrozumienie tego, jak wygląda odprawa celna i jakie dokumenty celne są wymagane, pozwala na efektywne zarządzanie procesem odprawy i minimalizację ryzyka związanego z procedurami celnymi.