Packing list, czyli inaczej specyfikacja towaru to jeden z najważniejszych dokumentów, który należy przygotować zajmując się importowaniem z Chin. Zobaczcie wzór specyfikacji oraz dowiedzcie się, jak ją sporządzić.
Co to jest specyfikacja towaru z Chin?
Specyfikacja towaru to dokument importowy, który sporządza się dla dóbr sprowadzanych na teren krajów unijnych (np. do Polski). Jest niezbędny do przejścia odprawy celnej i stanowi załącznik do dokumentów przewozowych: stanowi parę dla faktury handlowej. Należy zawsze wymagań od chińskiego kontrahenta (lub firmy transportowej/spedytora), aby taki dokument przygotował i to zgodnie z odpowiednim wzorem oraz w języku angielskim. Brak specyfikacji lub błędy w dokumencie spowodują bowiem opóźnienia w dostawie, a towar zostanie zatrzymany na granicy. W takiej sytuacji jako importer importujący z Chin będziesz musiał bowiem prosić chińskiego producenta o wystawienie lub poprawę, a także dosłanie pisma.
Co zawiera specyfikacja towaru? Przede wszystkim listę przesyłanych produktów. Jest to jednocześnie listą towarów, które zostały załadowane na dany środek transportu – potwierdza, co zawiera transport morski lub transport lotniczy. Ważne jest, aby w dokumencie znalazły się dokładnie takie same dane jak te, które zawiera faktura handlowa (ang. commercial invoice lub po prostu invoice). Dotyczy to takich detali, jak dane dostawcy i odbiorcy, warunki dostawy czy określenie przedmiotu transakcji. Inne nazwy, z którymi możecie się spotkać, to:
- packing list,
- packing slip,
- dokument dostawy,
- dokument specyfikacji załadunkowej towarów.
Packing List. Najważniejsze informacje:
W przypadku specyfikacji na towary z Chin dokument ten sporządza dostawca/producent z Chin, czyli firma sprzedająca nam towary, albo firma odpowiedzialna za transport z Chin. Dla europejskich importerów przygotowuje go niemal wyłącznie w języku angielskim, więc dobrze jest poznać podstawowe terminy, które znajdują się na tym dokumencie. Packing list może różnić się wyglądem w zależności od firmy zagranicznej, która go wystawia, jednak zawsze musi zawierać następujące informacje:
- pełna lista wszystkich elementów załadowanych wewnątrz kontenera,
- liczba sztuk i całkowita liczba kartonów (lub skrzynek),
- waga jednostkowa netto brutto,
- waga łącznie netto brutto,
- miary objętości w metrach sześciennych,
- rodzaj zastosowanych opakowań,
- odwołanie do właściwej faktury handlowej,
- numer i datę wystawienia,
- dane nadawcy i odbiorcy zgodne z danymi podanymi na fakturze handlowej,
- warunki dostawy jak wyżej.
Być może patrząc na powyższą checklistę zadacie sobie pytanie. „Skoro packing list ma te same dane, co faktura handlowa, to czy nie może jej zastąpić?”. Otóż nie. Dlaczego? Ponieważ specyfikacja towaru jest opisem fizycznych produktów, podczas gdy faktura handlowa dokumentuje fakt zawarcia transakcji finansowej. Co więcej, faktura zawiera dodatkowo informacje, takie jak termin zapłaty.
Wzór specyfikacji towarów krok po kroku
Poniżej prezentuję dwa wzory packing list z dokładnym wytłumaczeniem. Na pierwszej wyjaśniam dokładnie jakie informacje znajdują się w przygotowanych pustych rubrykach. Z kolei terminy z drugiego wzoru listy dostawy wypisuję w formie krótkiej legendy/słowniczka.
Specyfikacja towaru wzór dokumentu 1
Specyfikacja towaru wzór dokumentu 2
Słowniczek pojęciowy:
- Shipper – dostawca (Chiny)
- Address – adres dostawcy
- Consignee – konsygnatariusz
- Weight – waga/masa
- Piece NO – liczba opakowań
- Item NO – liczba przesyłek (w przesyłce)
- QTY – skrót od quantity (ilość)
- Unit – jednostka
- Psc – skrót od pieces (sztuki)
- Set – zestaw/komplet
- Description of contents – opis zawartości
- HS Code – skrót od Harmonized System Code (System zharmonizowany oznaczenia i kodowania towarów)
- GW (kgs) – skrót od Gross Weight in kilograms; waga brutto (z opakowaniem)
- DIMS (s) – skrót od Dimensions (wymiary) w metrach
- CBM – skrót od Cubic Meter (metr sześcienny)
- Temporary import – import tymczasowy
- Permanent Import – import stały
- Value per item (US$) – wartość jednostkowa w dolarach amerykańskich
- Total Value (US$) – wartość całościowa w dolarach amerykańskich
- TOTAL – suma
- TOTAL C.I.F. VALUE – skrót od Cost, Insurance, and Freigh Value (koszt towaru, ubezpieczenia i transport); reguła zgodna z Incoterms 2010
- Authorized Signature – podpis osoby upoważnionej
- Name – imię i nazwisko
- Date – data
List przewozowy a packing list
List przewozowy i packing list to dwa kluczowe dokumenty w międzynarodowym transporcie towarów, które mimo podobieństw pełnią różne funkcje i mają odmienny zakres informacji. List przewozowy jest dokumentem prawnym, który potwierdza zawarcie umowy przewozu między nadawcą a przewoźnikiem. Określa on warunki przewozu, a także zawiera dane takie jak rodzaj towarów, ilość, miejsce załadunku i miejsce dostawy. Stanowi również dowód przyjęcia towaru przez przewoźnika i może być dokumentem tytułu własności, umożliwiającym odbiór towaru przez uprawnioną osobę. Różnice między tymi dokumentami są więc istotne. Podczas gdy list przewozowy jest kluczowy dla prawnego i logistycznego aspektu przewozu towarów, specyfikacja dostawy koncentruje się na szczegółowym opisie fizycznym przesyłki. Brak któregokolwiek z tych dokumentów może prowadzić do poważnych komplikacji, takich jak opóźnienia w dostawie, dodatkowe koszty czy problemy z odprawą celną.
Funkcje packing list
Packing list, znany również jako specyfikacja towarowa, pełni wiele kluczowych funkcji w procesie międzynarodowego transportu towarów. Przede wszystkim jest to dokument, który szczegółowo opisuje zawartość przesyłki oraz szczegółowy opis każdego elementu (packing details). Tego rodzaju specyfikacja dostawy jest niezbędna do przeprowadzenia kontroli celnej, ponieważ pozwala służbom celnym zweryfikować zgodność towaru z dokumentami przewozowymi i fakturą handlową. Ponadto packing list jest pomocny dla odbiorcy, który może dokładnie sprawdzić, czy wszystkie zamówione towary zostały dostarczone zgodnie z umową. Ułatwia to proces rozładunku i magazynowania, gdyż każde opakowanie jest dokładnie opisane, co minimalizuje ryzyko błędów i zagubień. Specyfikacja dostawy jest również istotna dla przewoźników, którzy mogą na jej podstawie zaplanować odpowiednie środki transportu i zabezpieczenia dla przewożonych towarów. Dzięki swojej szczegółowości i precyzji, packing list stanowi niezastąpiony element dokumentacji handlowej.
