Wyjazd służbowy do Chin – jak się przygotować?

Każdą podróż biznesową do Chin warto poprzedzić przygotowaniami. Szczególnie jeśli jest to pierwsza tego typu podróż. Przygotowanie muszą objąć nie tylko podstawowe rozeznanie w chińskim rynku, ale też znajomość interesujących nas zagadnień prawnych oraz, a może przede wszystkim – etykiety. W dzisiejszym wpisie doradzam, jak się przygotować na wyjazd służbowy do Chin.

1. Uzyskaj wizę do Chin i przygotuj paszport

Polacy przed wyjazdem muszą złożyć wniosek o służbową wizę do Chin (koszt całkowity to ok. 450 zł). Wniosek należy wypełnić online i złożyć w Chińskim Centrum Obsługi Aplikacji Wizowych (http://www.visaforchina.org). Następnie trzeba umówić się na wizytę za pośrednictwem strony internetowej https://cova.cs.mfa.gov.cn. Wszystkie ważne informacje na temat wwiz do Chin znajdziesz się na stronie wspomnianego Centrum.

Ponadto udając się do Chin należy posiadać paszport, który musi być ważny co najmniej 6 miesięcy dłużej niż wiza do Chin. Warto też wiedzieć, że jako mieszkańcu kraju unijnego możemy udać się bez wizy do Hongkongu, Makao i Singapuru, jednak taki pobyt nie może przekroczyć 90 dni.

Uwaga!  Udając się do Chin z wizytą biznesową należy zabrać ze sobą tzw. Invitation Letter, czyli zaproszenie od kontrahenta. Jeśli udajesz się na targi w Chinach zabierz ze sobą dowód uczestnictwa w targach (wydrukowany bilet, wejściówki, potwierdzenie rezerwacji udziału itp.).

2. Dowiedz się więcej o rynku i firmie, z którą będziesz rozmawiał

Jeśli twój wyjazd służbowy do Chin zakłada spotkanie z przedstawicielami konkretnej firmy, dobrze będzie jeśli poczytasz o niej wcześniej w Internecie, zapoznasz się z jej działalnością i nazwiskami najważniejszych osób w firmowej hierarchii. Ponadto uzyskaj podstawową wiedzę na temat rynku, w którym operuje ewentualny chiński dostawca. Jeśli zabłyśniesz jakimiś nieoczywistymi informacji, to z pewnością zostanie to docenione. Dobrym pomysłem będzie też zrobienie researchu w zakresie prawa chińskiego. Chodzi o przepisy dotyczące szeroko pojętego handlu, importu i eksportu. Ponadto Chińczycy, tak jak pewnie większość narodów, bardzo lubią jeśli ktoś ma podstawową wiedzę na temat ich historii i kultury.

3. Wyjazd służbowy do Chin a etykieta

Savoir-vivre w chińskim biznesie odgrywa bardzo ważną rolę. Jest to kultura przywiązana to pewnych zasad postępowania, a uchybienie etykiecie może zniweczyć efekty negocjacji biznesowych. Chiński savoir vivre wygląda inaczej niż ten, który znamy z Polski czy choćby z Europy. Daleki Wschód ma wielowiekową tradycję handlową – wszak chińscy kupcy władali światowymi rynkami na długo zanim Hiszpanie podbili Amerykę Południową, a Anglicy kontrolowali handel z pomocą Kampanii Wschodnioindyjskiej.

Przygotowując się do wyjazdu służbowego do Chin warto zadbać o dobre pierwsze wrażenie. Po pierwsze obowiązuje ubiór wizytowy, więc zawsze miej na sobie garnitur i krawat lub jego damski odpowiednik. Chińczycy nie tolerują też spóźnień – przybycie po czasie traktują jak brak szacunku. Po drugie – jeśli nie wiesz, jak się przywitać, to postaw na zwykły ukłon. Nie jest konieczny uścisk ręki. Jeśli Twoim rozmówcą jest osoba młoda – wystarczy skinienie głowy. Jeśli osoba starsza – należy zgiąć cały tułów. Wynika to z ogromnej estymy, jaką w kulturze chińskiej cieszą się osoby starsze. Nie zdziw się zatem, jeśli na spotkanie firma chińska wyśle seniora. Ponadto unikaj kontaktu fizycznego, takiego jak klepanie w plecy. W Chinach nie jest to dobrze widziane. Pamiętaj też o kolejności witania się uczestników spotkania, która jest wyraźnie określona w chińskim savoir-vivre; jako pierwsze witają się ze sobą osoby starsze piastująca najwyższe stanowiska, a następnie pozostałe.

4. Wizytówki biznesowe w Chinach

Obecność wizytówek na biznesowych spotkaniach Chińczycy uważają niemal za niezbędne. Mówi się nawet, że umiejętna wymiana wizytówek jest niezbędnym wstępem do udanych rozmów. Dlatego przed wyjazdem do Chin warto zaopatrzyć się w wizytówki. Można przygotować karty napisane po angielsku, a najlepiej – przetłumaczone na język chiński przez tłumacza. Samo wręczania i odbieranie wizytówek to swoisty rytuał:

1. Wizytówkę podaj zawsze obiema rękami z lekkim ukłonem.
2. Kartę podawaj chińskim tekstem skierowanym do przodu i do góry.
3. Po otrzymaniu wizytówki od rozmówcy od razu i w widoczny sposób zapoznaj się z jej treścią.

5. Wyjazd służbowy do Chin. Czy zabierać tłumacza?

Musisz wiedzieć, że Chińczycy słabo mówią po angielsku, a jeśli nawet znają język – nie posługują się nim zbyt chętnie. O ile Twój kontrahent nie będzie miał własnego tłumacza, możesz pomyśleć o zatrudnieniu własnego. Tłumacza mieszkającego w mieści, do którego się udajesz, możesz znaleźć np. przez Internet lub zatrudnić kogoś w Polsce i zabrać ze sobą. Negocjacje biznesowe z tłumaczem idą płynniej i obniżają ryzyko nieporozumień.

6. Technologia, WeChat, płacenie w Chinach

Udając się na wyjazd służbowy do Chin dobrze jest zainstalować sobie w telefonie aplikację WeChat. Pierwotnie był to komunikator umożliwiający Chińczykom rozmowy i wysyłanie wiadomości. Obecnie za pomocą WeChata można tam płacić za hotel czy zakupy. Jak to zrobić? W większości sklepów przy kasach znajdują się tabliczki z kodem QR, który należy zeskanować telefonem i w ten sposób dokonać płatności. Można też jeszcze w Polsce wyrobić sobie kartę do płatności międzynarodowych, która posłuży nam też do wypłacania pieniędzy z bankomatu. Oczywiście warto też mieć przy sobie trochę gotówki (waluta chińska to juany: 1 juan = 53 gr). Pamiętaj też, że po przylocie warto kupić sobie chińską kartę SIM do telefonu, co znacznie ułatwi funkcjonowanie w obcym kraju.

7. Jak ominąć cenzurę w Chinach?

Przed wyjazdem warto zapoznać się z możliwościami ominięcia…cenzury w Internecie. Tak – choć wydaje się to nieprawdopodobne, w Chinach korzystanie z Google jest praktycznie niemożliwe. Podobnie jak z serwisu Facebooku czy nawet poczty Gmail. Pamiętajmy bowiem, że Chiny nie są krajem demokratycznym jak Polska czy inne kraje unijne. Oczywiście podczas spotkania biznesowego unikamy tematów politycznych, nawet jeśli coś niecoś o chińskiej polityce nam wiadomo. Cenzurę w Internecie można jednak spróbować ominąć wykorzystując ustawienie Virutal Private Network (VPN). Jest to tak zwana sieć tunelowa, a jej pobranie zaleca się planując wyjazd służbowy do Chin, a także każdy wyjazd turystyczny.