To temat pomijany nie tylko przez nowych, ale i przez doświadczonych importerów. Brak oznaczeń jest dużym błędem, który niesie ryzyko problemów. Niejednokrotnie zdarzały się sytuacje, w których klient kupujący wcześniej identyczny towar w Polsce, był poirytowany naszą prośbą o dane do etykiety.
„Kupowałem produkt regularnie w Polsce, z tej samej fabryki tylko od importera. Nie było żadnych instrukcji ani etykiet”.
Fakt, że ich nie było nie oznacza, że nie powinno ich być… Są oczywiście towary, których się z reguły nie oznacza, np.
• kontener granitu, który później poddajesz obróbce w Polsce, w swojej fabryce
• plastikowe części wykonywane z formy wtryskowej, które będą używane do produkcji jakiegoś urządzenia
• kontener gwoździ w big bagach po 1000kg.
Produktów tego typu oczywiście nie będziemy oznaczać etykietami, ani dołączać do nich instrukcji obsługi. Jeśli jednak gwoździe będą zapakowane w kartoniki i tak sprzedawane klientom (np. w sklepie/hurtowo), na opakowaniu musi być etykieta z odpowiednimi oznaczeniami. Będą one się różnić dla każdego towaru. Etykieta powinna zawierać dane importera i producenta lub tylko importera. Wszystkie maszyny (nawet na użytek własny) muszą mieć tabliczki znamionowe. Każdy towar, który jest sprzedawany hurtowo do dalszej odsprzedaży detalicznej albo sprzedawany detalicznie przez importera, musi być oznaczony.
Co powinna zawierać etykieta?
Podstawowe dane na etykietach to :
1. Dane importera i producenta.
Jeśli produkujesz pod swoim logo, w świetle przepisów stajesz się producentem. Nie musisz wtedy wpisywać danych fabryki w Chinach. To ważne w momencie, gdy nie chcesz zdradzać swojego dostawcy. Większość importerów uważa, że dopiero stając się producentem odpowiadają za towar, a gdy są importerem – już nie. Panuje błędne przekonanie, że w razie nieszczęśliwego wypadku, gdy np. ze względu na zwarcie ładowarki komuś spali się dom, to będzie „ścigany” producent z Chin, a nie importer. To tak nie działa!
Nieważne czy jesteś producentem, importerem, czy przedstawicielem producenta. W pełni odpowiadasz za towar, który importujesz na teren UE. To dotyczy jego oznaczeń, jak i spełnienia technicznych norm zharmonizowanych. W takim wypadku najwygodniej jest być producentem. Nie musisz ujawniać na etykiecie faktycznego producenta z Chin.
2. Data produkcji, numer partii produkcyjnej, model.
Jeśli towar ma CE i Deklarację zgodności, model powinien być taki sam jak w tych dokumentach.
3. Inne informacje opisujące technicznie produkt, np. napięcie, moc, pojemność baterii, niebezpieczne substancje, skład itp.
4. Inne (niewymagane), które chcesz zamieścić, żeby np. określić w zestawach różne kolory, cechy itp.
5. Oznaczenia produktów np. znak CE
6. Informacja: Wyprodukowano w Chinach lub Wyprodukowano w P.R.C. (lub innym kraju, skąd importujesz do Polski)
7. Ostrzeżenia dotyczące użytkowania produktu. Na przykład zabawka przeznaczona dla dzieci od lat 3, nie prać, nie prasować itd.
Problemem jest jednak to, że w Polsce nie ma ustalonego standardu etykiety. Jeden kontroler z US/inspekcji handlowej stwierdzi, że jest perfekcyjna. Inny zgłosi ją koniecznie do poprawy. Zasada jest prosta. Umieść wszystkie powyższe elementy. A na wszelki wypadek, dodaj też coś od siebie. Więcej informacji nie jest błędem. Mamy problem, gdy na etykiecie czegoś brakuje.
Etykiety powinny być przygotowywane w formie PDF i w takiej formie wysyłane do dostawcy. Jeśli wyślesz je w pliku tekstowym, będzie istnieć duża szansa, że otworzą się bez polskich znaków, zmieni się formatowanie, coś zniknie itd. Chwila nieuwagi i cały towar zostanie oklejony błędnymi etykietami. Spory problem i masa pracy, żeby to odkręcić.
Nasza praktyka z dostawcami jest taka, że zawsze to my przygotowujemy dla nich etykiety, instrukcje w formacie pdf. Oni je drukują oraz naklejają na towar/opakowanie oraz dołączają instrukcję. W sytuacji, gdy nie masz w tej kwestii doświadczenia, wyzwaniem jest ustalić to z fabrykami. Plusem jest to, że rzadko kasują za to dodatkowo. Jeśli już, to w przypadku małych, tanich towarów. Wtedy wydrukowanie i naklejenie dziesiątek tysięcy etykiet to spory koszt i przede wszystkim masa godzin pracy.
Instrukcja obsługi
Instrukcja obsługi jest, obok etykiet, elementem prawnie wymaganym dla importowanego towaru. Powinny być w języku polskim i dla każdego produktu, który importujesz. Nie ważne czy jest to młotek czy maszyna za milion dolarów. W towarach bardzo mało skomplikowanych, bardzo krótką instrukcję można zawrzeć na etykiecie. Jednak dla czegoś elektronicznego, zabawki, maszyny itd. instrukcje powinny być przygotowane dodatkowo, i w bardziej profesjonalnej formie. Najlepiej wydrukowane i umieszczone w opakowaniu/dołączone do produktu/do pobrania ze strony www z informacją o tym na opakowaniu oraz np. kodem QR. Tak, żeby klient miał do instrukcji łatwy dostęp.
Konsekwencje braku oznaczeń
Teraz zastanawiasz się: etykiety, oznaczenie i instrukcje wymagają sporo pracy. Skoro są importerzy, którzy bez tego importują z sukcesem, to po co je robić?
Nie pozostawimy tego pytania bez odpowiedzi.
Jeśli pojedziesz samochodem z prędkością ponad 120 km/h, przy ograniczeniu do 90 km/h, to istnieje możliwość, że wielokrotnie ani Ciebie ani nikogo innego, nikt nie przyłapie. Jednak za jednak gdy już ktoś Cię przyłapie, w najlepszym z możliwych przypadków, dostaniesz mandat.
Przy odprawie celnej
Tak samo jest w imporcie. Jeśli ktoś nie ma rewizji celnej przy odprawie towaru i jego kontener/drobnica nie jest otwierany – to wszystko jest ok. Ale jeśli kiedyś UC ten towar sprawdzi, pojawi się potrzeba aby na Składzie Celnym odpakować produkty i nakleić etykiety. A to jest masa pracy i spory koszt.
Dodatkowo istnieje duże prawdopodobieństwo kontroli przy kolejnych odprawach. Nawet jeśli zrobisz oznaczenia według najlepszej wiedzy, to jest mała szansa, że nie wpadniesz w jakąś procedurę naprawczą. Już masz „łatkę” kogoś, kto importował bez oznaczeń. Jesteś na cenzurowanym. Po prostu nie wypada, żebyś przeszedł kontrolę od tak.
Przy sprzedaży towaru
Co więcej: odprawa celna to jedno, ale potem czas na sprzedaż. Wtedy kłania się Inspekcja Handlowa i inne organy uprawnione do kontrolowania towaru.
Jeśli sprzedajesz towar w hurcie komuś, kto ma sklep i do niego przyjdzie Inspekcja Handlowa, organy kontrolujące itp., w razie braku oznaczeń towar od razu zostaje zdjęty z półek. Dodatkowo musisz spróbować odzyskać go od klientów, którzy już go kupili wcześniej. Na przykład wysyłając do nich maile, publikując ogłoszenie na swojej stronie internetowej, w prasie itp.
Otrzymujesz od Inspekcji listę obligatoryjnych działań. Jeśli się do nich zastosujesz, otrzymasz mniejszą karę lub odstąpienie od kary finansowej.
Podsumowując. Za towar z „problemami” nie jest odpowiedzialny kontrahent, który miał go na półce w sklepie, ale Ty jako importer na rynek Unii Europejskiej.
Mam nadzieję, że to wystarczające argumenty, żeby odpuścić ryzyko i oznaczać odpowiednio swoje produkty.
Podpowiedź dla małych importerów
Jeśli kompletnie nie wiesz jak zrobić etykietę czy instrukcję, rekomendujemy wizytę w jednej z sieci handlowych. Produkty tam są już oznaczone. Mają etykiety lub informacje wydrukowane na kartonikach. Istnieje bardzo duża szansa, że ktoś kto je importował, zrobił je poprawnie. Sieci handlowe są bardzo często odwiedzane przez wszelkiego rodzaju inspekcje. Dostawcy sieci z dużym prawdopodobieństwem bardzo dbają, żeby ogromne ilości towaru nie zostały wycofane, z powodu złego oznaczenia.
Oczywiście, nie masz gwarancji, że dana etykieta jest w pełni poprawna, ale może posłużyć choćby za wzór. Jeśli jesteś większym importerem, sugerujemy indywidualne, profesjonalne przygotowanie etykiet/instrukcji/ tabliczek znamionowych. Zawsze zgodnie z tym, czego wymaga dany towar. W takim wypadku nie polecamy bazować na sugestiach z półki sklepowej. Ryzyko jest zbyt duże, a to pójście na dużą „łatwiznę”.
W oznaczeniach towaru mamy nie tylko etykiety na opakowaniu czy instrukcje. Towar, jeśli jest taka możliwość, powinien być również oznaczony laserowo lub etykietą z folii trudno zdzieralnej, drukowanej na etykieciarce. Taka etykieta pełni rolę tabliczki znamionowej.
Posłużmy się przykładami
Laptop
• Pod spodem znajdziesz oznaczenia laserowe/nadrukowane lub wyżłobione w plastiku podczas wtrysku obudowy z tworzywa sztucznego.
• Jest tam zapewne znak CE, model, numer seryjny itp.
• Na opakowaniu laptopa znajdziesz etykiety informacyjne lub nadruk na kartonie. Do opakowania dołączoną instrukcję.
Tak właśnie wygląda poprawnie oznaczony produkt.
Weźmy pod uwagę coś tańszego, na przykład żarówkę LED
• Na żarówce powinno być oznaczenie laserowe CE i inne dane, żeby można było zidentyfikować produkt, w razie utraty opakowania.
• kartonik, który ma etykietę lub jest zadrukowany w języku polskim
• instrukcja obsługi w opakowaniu
Co zrobić jeśli towar jest za mały, żeby nakleić na nim etykietę lub oznaczyć go laserowo?
Pakuje się go na przykład w woreczek, na którym już etykietę można nakleić. Chyba, że jest to produkt pakowany zbiorczo, wtedy oznaczenie na opakowaniu jest wystarczające.
Dodajmy, że etykiety, instrukcje i ogólnie oznaczenia, to jest największa zmora naszej pracy. Nikt w naszej firmie nie lubi tego robić, ale nie mamy wyboru. Najbardziej daje się nam we znaki, gdy konsolidujemy towar z 1688.com i mamy np. 140 pozycji na fakturze. Do każdej z nich trzeba zrobić etykiety i przypilnować z dostawcami, żeby wszystko było ok. Dlatego nie przyjmujemy zbyt małych zleceń, bo praca związana z wyszukiwaniem dostawców oraz etykietowaniem przerosłaby procent z prowizji.
